WORDEN MIJN BEDRIJFSGEGEVENS VERTROUWELIJK BEHANDELD?
Bij de start van een samenwerking vroeg de onderneemster of ze er van uit kon gaan dat alle bedrijfsinformatie die wij via de telefoon vernemen vertrouwelijk wordt behandeld. De aard van haar werkzaamheden brengt met zich mee dat er gevoelige informatie aan de orde kan komen, dus ze wilde zich hier extra van vergewissen.
Wij hebben haar uitgelegd dat discretie bij de uitvoer van onze werkzaamheden een vereiste is. Niet alleen voor bedrijven die zogenaamde gevoelige informatie verwerken, maar voor álle organisaties waar wij voor werken. Dagelijks verwerken wij gesprekken van medische-, juridische-, technische- en administratieve aard. Soms krijgen we schrijnende verhalen te horen, soms slepende kwesties over openstaande nota’s en regelmatig treffen we een bekende Nederlander. Ook zijn we vaak het eerste aanspreekpunt van een boze beller die zijn woede op ons bekoelt. In ons werk kom je heel dicht bij het binnenste van de onderneming.
Afweging
Een ondernemer denkt daarom meestal ook wat langer na voordat hij of zij besluit om het beantwoorden van de telefoon uit te besteden. De vraag of de telefonistes deskundig genoeg zijn om de vragen over zijn of haar vakgebied te beantwoorden alsmede de kwestie van het vertrouwen vormen de zwaarste afweging. Vaak gaat er dan ook een uitgebreid intakegesprek vooraf aan de samenwerking.
Als hij of zij er dan uiteindelijk toe overgaat om ons team in te zetten is het voor ons natuurlijk zaak dat wij dit vertrouwen waarmaken. De inhoud van de gesprekken wordt zorgvuldig genoteerd voor de klant, maar komt niet buiten de muren van ons kantoor. De telefoniste gedraagt zich tijdens het gesprek als een eigen medewerker van de klant en zal ook met zorg met de informatie omgaan. De klant ontvangt na afloop van het gesprek een notitie per e-mail waarin staat wat er besproken is en wat de eventuele vervolgacties zijn.
AVG – bescherming persoonsgegevens
Al is discretie bij élitel vanzelfsprekend, we hebben natuurlijk ook te maken met de wet bescherming persoonsgegevens. Voor deze wet worden wij voor onze opdrachtgevers gezien als subverwerkers. Hoe meer persoonsgegevens er aan de orde komen in de verwerking van de telefoongesprekken, hoe duidelijker moet er vastgelegd worden hoe deze gegevens beschermd zijn. Onze systemen en
e-mailverkeer zijn optimaal beveiligd. Dit wordt omschreven in een verwerkersovereenkomst, ondertekend door onszelf en door onze opdrachtgevers.
Binnen deze vertrouwde omgeving is vervolgens alle ruimte voor goede gesprekken!
