Sinds 2017 is élitel erkend als leerbedrijf voor de opleiding secretaresse/receptioniste. Op dit moment bieden wij een stageplaats aan Inci. Via onderstaand interview stellen wij haar graag aan u voor.

Hoe heet je, welke opleiding doe je en op welke school?

Mijn naam is Inci Anli, ik doe de opleiding medewerker secretariaat/receptie op het Regiocollege Zaandam.

Waarom heb je voor deze opleiding gekozen?

Ik vind het leuk om met mensen in contact te komen. Het lijkt me leuk om na mijn opleiding als receptioniste te gaan werken. Telefoon opnemen en mensen ontvangen, dat is wat ik graag doe.

Wanneer ben je je stage begonnen bij élitel?

Ik ben mijn stage op 6 maart 2019 begonnen bij élitel. Ik werk 4 dagen in de week. De stage duurt tot half juli.

Wat trekt je aan in deze stage?

De werkzaamheden die er gedaan worden. élitel neemt de telefoon aan voor veel verschillende bedrijven. Zonder in de war te raken worden alle binnenkomende telefoontjes tegelijkertijd door de telefonistes opgenomen en afgehandeld volgens de instructies van onze klanten.

Waar houd jij je mee bezig, welke werkzaamheden voer je uit?

Ik beheer de agenda, ik kijk de e-mails na en ik wijs deze met een kleur toe aan de collega die het moet afhandelen. Ook let ik erop dat de acties opgepakt worden.

Ik stuur elke dag om 12.00 uur een overzicht van telefoongesprekken naar de klant.

Ik help om de klantgegevens up-to-date te houden. Ik heb bijvoorbeeld een overzicht gemaakt van alle instructies van alle tandartspraktijken, zodat de telefonistes snel over de benodigde gegevens kunnen beschikken. Elke tandartspraktijk heeft zijn eigen werkwijze, daarom moet dat duidelijk en overzichtelijk genoteerd staan.

Het is belangrijk dat klantgegevens goed bijgehouden worden, zodat de telefonistes altijd over de laatste gegevens beschikken, dus ook als er nieuwe contactpersonen of telefoonnummers bijkomen voor een klant.

Ik heb ook gezorgd dat de contactpersonen met hun functie en werkdagen overzichtelijk in de belscripts genoteerd staan.

Daarnaast help ik met het zoeken van mogelijke nieuwe klanten, die door élitel benaderd kunnen worden voor een samenwerking.

Tevens heb ik een controle gedaan waarbij ik uitgezocht heb of voor alle telefoonklanten een welkomsttekst ingesproken is.

In het kantoor hangt een grote landkaart. Hierin heb ik voor alle klanten een vlaggetje geprikt in hun vestigingsplaats.

De telefonistes maken o.a. ook afspraken voor patiënten van een fysiotherapiepraktijk. Ik kijk na of deze afspraken correct in de agenda genoteerd staan en of erbij gezet is wat de klachten zijn en door wie ze doorgestuurd zijn.

Aan het eind van de maand tel ik de gewerkte uren van de telefonistes, deze worden doorgestuurd naar de salarisadministratie.

Ik help om het kantoor netjes te houden en doe boodschappen als het nodig is.

Wat doe je in je vrije tijd?

Ik kijk graag naar Engelstalige films zonder ondertiteling of met Engelstalige ondertiteling, om zo mijn Engels te verbeteren. Ik luister vaak muziek, ik houd van lezen.

Waar heb jij je de afgelopen tijd over verbaasd/gelachen/geërgerd op kantoor?

Toen ik net begon heb ik me er heel erg over verbaasd dat alle telefonistes tegelijkertijd zoveel gesprekken voor verschillende klanten aannemen, zonder hierbij in de war te raken. Ik begreep niet hoe dit kon. Inmiddels weet ik hoe dit in zijn werk gaat, omdat ik zelf meegeholpen heb om de belscripts bij te werken.